НАВИГАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

«О ТРЕБОВАНИЯХ К ДОКУМЕНТАМ, ПРИНИМАЕМЫМ ОБЩЕСТВОМ ДЛЯ ПРАВОВЫХ УСЛУГ В ПРОСТАВЛЕНИИ АПОСТИЛЯ»


 

 

Настоящая инструкция разработана юридической фирмой ООО «Элегант» (далее фирмой) в соответствии с "Конвенцией, отменяющей требование легализации официальных иностранных документов", заключенной в Гааге 05 октября 1961 года и вступившей в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года, а также Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Инструктивными указаниями Министерства юстиции СССР № К-8-250 от 04.05.1984г. "О нотариальном оформлении от имени советских граждан, предприятий, учреждений и организаций документов, предназначенных для действия за границей", письмами Министерства юстиции РФ от 17.03.1992г. №7-2/26 и от 07.08.1992г. №7-2/99.

 

I . ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

Фирма исходит из того, что апостиль проставляется на официальных документах, которые совершены на территории Российской Федерации, г. Тулы, Тульской области, других субъектов Федерации и должны быть представлены на территории одного из государств - участников Гаагской конвенции 1961 года. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать и штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.

В качестве официальных документов в смысле Конвенции рассматриваются: а) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры , секретаря суда или судебного исполнителя; б) административные документы; в) нотариальные акты; г) официальные пометки, такие, как отметки о регистрации, визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Кроме того, апостиль проставляется на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). На уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты либо другого соответствующего регистрационного органа юстиции.

Документы должны быть изготовлены на белой бумаге форматом А-4. Тексты документов печатаются машинописным способом или на компьютере через 1-2 межстрочных интервала, без помарок, исправлений, зачеркиваний. Заверительная надпись печатается на свободном месте сразу же под текстом. Мастичные штампы, за исключением оттиска печати, не используются. Документы не следует сгибать. Многостраничный текст документа для проставления апостиля должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью на обороте последнего листа.

1. Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тульской области и главные управления (управления) Министерства юстиции РФ других субъектов Федерации проставляют апостиль:

1.1. На подлинниках официальных документов, исходящих из подведомственных этим управлениям юстиции подразделений (служб судебных приставов), когда известны образцы подписей должностных лиц, печатей и штампов учреждений, от которых исходит документ;

1.2. На подлинниках официальных документов федеральных судов, дислоцированных на территории соответствующего субъекта Федерации;

1.3. На копиях иных документов, исходящих от органа или должностного лица, подчиняющегося юрисдикции Российской Федерации, засвидетельствованных в нотариальном порядке нотариусами, осуществляющих свою деятельность в нотариальных округах соответствующего субъекта Федерации;

1.4. На копиях документов, выданных учреждениями суверенных государств (бывших союзных республик в составе СССР) до декабря 1991 года, засвидетельствованных в нотариальном порядке нотариусами нотариальных округов соответствующего субъекта Федерации;

1.5. При удовлетворении требований компетентных иностранных органов к гражданам Российской Федерации представления подлинников документов о рождении, браке и иных с проставлением апостиля следует иметь в виду, что органы Министерства юстиции Российской Федерации проставляется апостиль только на нотариально удостоверенных копиях таких документов.

2. Проставление апостиля другими уполномоченными органами

2.1. В Российской Федерации полномочиями по проставлению апостиля кроме территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации, в субъектах Российской Федерации, наделены, в частности: органы записи актов гражданского состояния субъектов Российской Федерации, Министерство образования Российской Федерации, Прокуратура Российской Федерации.

2.2. На подлинниках документов, исходящих от органов ЗАГСа, образования, прокуратуры, апостиль проставляется данным органом и только в случае, если таковые документы были выданы на территории соответствующего субъекта Федерации. Если свидетельство о рождении выдано в Узбекистане, на подлинном документе то апостиль не может быть проставлен, например в Тульской области.

2.3. Апостиль не проставляется на документах дипломатических или консульских учреждений, на документах, прямо относящихся к таможенным или непосредственно коммерческим операциям.

 

II . ПОРЯДОК ПРИЕМА И ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ.

Документы гражданина или юридического лица (далее клиента) для последующего представления для проставления апостиля на документы принимаются от любого предъявителя документа при наличии нотариальной легализированной доверенности на имя руководителя фирмы, постольку, поскольку исходя из буквы и смысла статьи 5 Гаагской конвенции, обратиться с ходатайством о проставлении апостиля на документ может лицо (должностное), подписавшее этот документ, сам гражданин, в отношении которого составлен документ, его родственник, либо иной представитель.

Прием документов на проставление апостиля и выдача готовых документов от должностных лиц или граждан производится от них лично, либо на подлежащей доверенности юристами фирмы, а также по почте ценным письмом с описью и почтовым уведомлением, по юридическому адресу фирмы. Документы от юридических лиц, представляемые для проставления апостиля (копии учредительных документов, документы на выезжающих сотрудников), принимаются с представлением надлежащей доверенности, подтверждающей полномочия представителя юридического лица. Доверенность, удостоверенная нотариусом либо юридическим лицом иностранного государства, подлежит легализации.

Сроки готовности документов оговариваются отдельно и подлежат корректировке, в случае задержки проставления апостиля на этих документах официальными органами Российской Федерации, г. Тулы и Тульской области, других субъектов Федерации (далее уполномоченными органами), с извещение заинтересованных лиц любым известным сторона средством связи. Кроме того, для документов, представленных на проставление апостиля в количестве более 10 документов, а также для документов, требующих дополнительной проверки, уполномоченными органами возможно продление согласованного срока проставления апостиля.

Выдача документов, принятых для проставления апостиля, производится при предъявлении гражданами документов, удостоверяющих личность, представителями юридических лиц доверенности, под личную роспись получателя на копии документа, хранящейся в делопроизводстве фирмы. При отправке документов по почте постовая квитанция, опись и уведомление о вручении хранятся фирмой.

Выдача документов производится после полной оплаты клиентом договорной цены и госпошлины в учреждении банка, в размере, установленном законодательством РФ, по реквизитам, указанным инспекцией Министерства по налогам и сборам Российской Федерации.

Поскольку подлинные банковские квитанции об уплате госпошлины остаются у уполномоченных органов и подшиваются в соответствующие наряды, оплата клиентами суммы госпошлины производится по предъявлению ксерокопии квитанции об оплате госпошлины.

 

III . ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ ДЛЯ ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ.

Подлинники документов, исходящих от официальных органов, должны соответствовать установленным Российской Федерации образцам. На подлинниках официальных документов федеральных судов, представляемых для проставления апостиля, подпись лица, подписавшего документ (судьи), должна быть расшифрована.

Нотариально удостоверенные документы, принимаемые для проставления апостиля, излагаются на русском языке. Они должны быть изготовлены на белой качественной бумаге. Документы не разрешается сгибать, вносить в них какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места. Для проставления апостиля не принимаются документы, заверенные мастичными штампами. Документы, содержание которых изложено на нескольких листах, должны быть надлежащим образом прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью и печатью нотариуса.

Печать нотариуса на документе, предъявленном для проставления апостиля, должна располагаться на свободном месте под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса.

По просьбе клиента, апостиль может быть проставлен на листе перевода документа, на иностранный язык. В этом случае текст перевода излагается отдельно от текста документа, прилагается к документу, прошивается и скрепляется подписью и личной печатью нотариуса, либо тексты документа и перевода располагаются на одном листе (по разные стороны листа), под ними располагается одна удостоверительная надпись на русском языке об освидетельствовании документа, печать и подпись нотариуса.

 

IV. ПРАВИЛА ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ.

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он имеет форму квадрата со сторонами не менее 9 см. Заголовок " APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке, в то время как сам текст апостиля составляется на русском языке.

Апостиль проставляется непосредственно на свободном от текста месте документа, либо на его обратной стороне, или же на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе и прошиваются. Последний лист документов в месте скрепления заклеивается плотным бумажным прямоугольником, на котором проставляется печать уполномоченного органа.

Оттиск печати должен быть расположен равномерно на бумажном прямоугольнике и на листе. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль. Проставление апостиля производится путем оттиска штампа апостиля с его последующим заполнением. Не допускается изготовление апостиля методом ксерокопирования или иным, не предусмотренным Гаагской конвенцией, способом. Фирма не принимает на себя обязательств и не несет ответственности за последствия дефектов представленных клиентами документов и за последствия ошибок уполномоченных органов.

 

V. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Фирма, через своих представителей, обязуется обеспечить контроль за регистрацией проставления апостиля в специальных журналах (реестрах) уполномоченных органов, в том числе указание: порядкового номера; даты проставления апостиля; кем подписан апостиль; Ф.И.О. и адрес лица, представившего документ; фамилию и должность лица, подписавшего представленный документ; наименование документа; роспись в получении готового документа, страна, в которую будет направлен документ, только при личном получении документов с проставленным апостилем представителем фирмы в уполномоченном органе.

 

Rambler's
Top100 Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования